In etlichen Gemeinden ist das Ausfüllen der elektronischen Gästeblätter Pflicht: igumbi verwendet die vorhandenen Reservierungsdaten, um viele der notwendigen Informationen für das E-Gästeblatt vorab auszufüllen. Das Gästeblatt kann manuell durch die Rezeptionisten vervollständigt werden. Alternativ füllt der Gast die Daten selbst aus: Mit einem Automail bekommt der Gast ein E-Mail mit einem Link zum Gäste-Formular. Die Daten werden erfasst und können am Gerät des Gastes unterschrieben werden.
Mit oder ohne Gemeindeserver
Die igumbi Gästeblätter können in Verbindung mit einem Gästeblattserver, den meist die Gemeinde oder der Tourismusverband betreibt, genutzt werden.
Die Gästedaten werden an den Gemeindeserver via XML Schnittstelle übertragen.
Es funktioniert auch der Betrieb ohne einen Gemeindeserver. Die Gästeblätter werden aus den Reservierungen abgeleitet und es gibt Felder, um fehlende Daten zu ergänzen. Das Gästeblatt/ der Meldeschein wird als PDF generiert, gedruckt, vom Gast unterschrieben und abgelegt.
Zugangsdaten zum Gästeblattserver
Um die Gästeblätter/ Meldescheine in igumbi zu erfassen, muss zuerst igumbi mit dem Server des Tourismusverbandes verbunden werden.
Fordern Sie hierfür die Daten vom Tourismusverband an. Ein Beispiel: Der Feratel-Meldeclient ist ein online System, das in Westösterreich weitverbreitet ist (Anleitung für die Anbindung des Feratel Meldeclient)
Es gibt Schnittstellen zu folgenden Gästeblatt-Systemen:
- Feratel Meldeclient
- Feratel Deskline (ab 5/2020)
- TCA (Touristic Center Austria)
- Thaler-EDV
- e-gaesteblatt.at von Comm-Unity
- AVS (ab 2/2020)
Folgende Informationen werden für die Anlage der Gästeblattfunktion in igumbi benötigt:
- Zugangsdaten: Benutzer, Passwort, Gemeinde und Betriebsnummer
- Meldeschein Nummernkreis - die Meldescheinnummern werden in Zukunft von igumbi generiert.
- Kennzeichnung der Gastarten (z.B. pflichtig, frei, berufstätig, ermäßigt). Die Kennzeichnungen der Gastart sind in den unterschiedlichen Regionen/ Orten verschieden.
Von Feratel kommen die Zugangsinformationen zum Feratel Meldeclient Server (Informationen, die wir in der igumbi Hotelsoftware bei den Gästeblatt-Stammdaten eintragen).
Schweizer Meldeschein
Das Format des Schweizer Meldescheins kann vom igumbi Gästeblatt-System auch generiert werden.
Vor Anreise - mit Priority Check-In
Automail vor Anreise
Mit der Funktion Priority Check-In wird ein Automail aufgesetzt das typisch 2-4 Tage vor der Anreise verschickt wird. Dieses sehr knapp gehaltene E-Mail hat einen URL/Link zum Formular drinnen mit dem der Gast die Daten vervollständigen kann.
Gast füllt aus und unterschreibt
Der Gast kann das Gästeblatt auch auf seinem Gerät selbst unterschreiben. Dafür gibt es ein Feld unterhalb des Formulars. In dem Feld kann auf Touch Geräten (Smartphone oder Tablets) oder mit der Maus auf einem PC oder laptop unterschrieben werden. Somit ist vor dem Check-In/ während des Aufenthalts kein Kontakt notwendig um die Formalitäten zu erledigen.
Auch bei Gruppen und Reservierungen mit mehr Personen wird die Arbeit die zusätzlichen Namen, Geburtsdaten und Nationalitäten an den Gast delegiert.
Beim Check-In
Check-In: Gästeblatt erfassen
Falls der Gast die Daten nicht selbst ausgefüllt hat müssen Sie bei der Ankunft des Gastes die Daten erfassen. Die Gästeblätter werden beim Check-In aus der bestehenden Reservierung abgeleitet und nur noch wenige Felder, deren Informationen nicht in der Reservierung vorhanden sind, müssen für das Gästeblatt erfasst werden.
Bei der Reservierung rechts oben auf den Button "Gästeblatt anlegen" klicken.
Weitere Personen, die mit anreisen (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit), müssen erfasst werden.
Sie können auch mit "PDF zum Vervollständigen" ein PDF mit den zum Teil erfassten Daten abrufen und ausdrucken und dieses Ihren Gästen vorlegen. Ihre Gäste können darauf die fehlenden Datenfelder ausfüllen. Später erfassen Sie diese Daten im System eingeben.
Der Aufwand für die Erfassung der wenigen fehlenden Felder im Vergleich zur Vollerfassung in den Webformularen der bestehenden Gästeblattsysteme ist wesentlich geringer und erspart Zeit bei Nacharbeiten an starken An- und Abreisetagen.
Gästeblatt drucken
Das Gästeblatt wird als PDF-Datei zum Ausdrucken generiert. Die Feldnamen sind auf dem österreichischen Gästeblatt in Deutsch und Englisch gedruckt.
Die Gäste unterschreiben die Meldeblätter, die als PDF generiert, ausgedruckt und in Folge abgelegt werden.
Die Gästeblätter beinhalten im oberen rechten Eck das Logo Ihres Betriebes.
Gästeblatt per XML Schnittstelle übertragen
Mit dem Button "Übertragen" werden die Gästedaten über die online XML Schnittstelle an den Gemeindeserver geschickt. Der Gemeindeserver ist das Meldesystem, das die Gemeinde oder der Tourismusverband betreibt.
Wenn der Gast die Daten selbst ausgefüllt hat sollten Sie die eingegebnen Daten überprüfen vor der Übermittlung.
Die Rückmeldung vom Server wird in der igumbi Gästeblattliste gespeichert.
Es wird darauf geachtet, nur die notwendigen Daten an den Gemeindeserver zu übermitteln. Die E-Mail-Adresse des Gastes wird nicht übermittelt.
Sie können das System auch nutzen, ohne die Daten an einen Gemeindeserver zu schicken. Dann werden die Gästeblätter/ Meldescheine lediglich ausgedruckt, unterschrieben und in Papierordnern abgelegt.
Gästekarte aus Gemeindesystem ausdrucken
Falls es in Ihrer Region Gästekarten gibt: Wenn die Daten an den Gemeindeserver übertragen wurden, können die Gästekarte aus dem Gemeindesystem ausgedruckt werden.
Meistens geht es zum Feratel Meldeclient-Login, den Gast im Meldeclient System suchen und das Blatt ausdrucken.
Check-Out: Tatsächliches Abreisedatum übermitteln
Suchen Sie beim Check-out des Gastes das Meldeblatt heraus, klicken Sie auf das Symbol Check-out (Symbol einer Tür mit Pfeil) und erfassen Sie das tatsächliche Abreisedatum.
Das Gästeblatt mit dem aktuellen Abreisetag muss erneut an den Gemeindeserver geschickt werden, das Abreisedatum könnte sich verändert haben (Gast reist früher oder später ab).
Klicken Sie erneut auf "Übertragen" in der Liste der Gästeblätter. Die Daten werden am Gemeindeserver aktualisiert.
Gut zu wissen
Gästeartkennzeichen
Die Gemeinden verwalten die "Gästeartkennzeichen" auf regionaler Ebene oder pro Gemeinde selbst. Das bedeutet, dass die Gemeinde vorgibt, welche Arten von Gästeartkennzeichen es gibt. Meist hängen Regeln/ Ausnahmen der Ortstaxenpflicht daran.
Typisch sind Ausnahmen für Kinder, Geschäftsreisende oder Arbeiter. Diese zahlen eventuell keine Ortstaxe oder einen reduzierten Ortstaxensatz.
Erkundigen Sie sich über die Bedeutung der Kennzeichen bei Ihrer Gemeinde und wenden Sie diese an beim Erfassen der Gästeblätter.
Neuer Gästeblatt Nummernkreis
Wenn Sie die Gästeblätter an einen Gemeindeserver übertragen, bekommen Sie einen Nummernkreis für die Gästeblätter zugeteilt.
Wenn im aktuellen Nummernkreis nur mehr wenige Nummern zur Verfügung stehen, dann bekommen Sie einen neuen Nummernkreis von der Gemeinde. Meistens machen das die Mitarbeiter der Gemeinde proaktiv.
Teilen Sie uns den neuen Nummernkreis mit per Mail an support@igumbi.com mit. Wir können Ihnen den Nummernkreis einrichten. Der Sprung in den neuen Nummernkreis erfolgt automatisch wenn die letzte Nummer im aktuellen Nummernkreis vergeben wurde.
