In der heutigen, digitalisierten Welt erwarten Gäste zunehmend komfortable und nahtlose Check-in-Lösungen, die ihnen Flexibilität und Sicherheit bieten. Mit igumbi bieten wir eine webbasierte Hotelsoftware, die eine Reihe von Integrationen mit smarten Schließsystemen bietet, um Zutrittsberechtigungen/ Zimmercodes / App-Codes für die Gästeaufenthalte an das Schließssystem zu schicken.
Bei der Auswahl der angebundenen Schließsysteme fokussieren wir auf eine moderne Architektur des Schließssystems, die über Cloud API-Schnittstellen angesprochen werden können. Das bedeutet, das Systeme die über lokale PC Schnittstellen/ Software Lösungen angesprochen und programmiert werden, nocht so eine hohe Priorität für die Integration in die igumbi Hotelsoftware haben.
Auswahl eines Schließsystems für kleine Hotels
Es gibt bei der Auswahl einige Aspekte zu beachten:
1. Installation des Systems:
Neubau/ Umbau eines Objekts: Bei einem Neubau haben Sie die Möglichkeit, das System direkt über LAN (Netzwerkkabel) oder Strom zu integrieren. Nachrüstung in besethende Türen: Bei einer Nachrüstung können Sie entweder einen Zylinderaufsatz verwenden, der mit einem WLAN-Gateway verbunden ist, oder den Zylinder komplett austauschen.
2. Zugangsoptionen für den Gast
Nummerncodes: Eine einfache Möglichkeit für Gäste, Zugang zu ihren Zimmern zu erhalten.
QR-Codes: Eine moderne und sichere Möglichkeit, die mit bestimmten Schließsystemen wie Comydo kompatibel ist.
App die mit dem Schloss kommuniziert: Einige Systeme wie Flexipass bieten eine eigene App, über die Gäste Zutrittscodes erhalten können.
3. Auslieferung der Codes an den Gast:
Vor dem Check-in können Zugangscodes per Vorlagen E-Mail an die Gäste gesendet werden. Diese E-Mail-Vorlagen sind direkt in der igumbi Hotelsoftware integriert und erleichtern den Prozess erheblich. Sie können die Text Vorlagen für Ihren Betrieb anpassen. Es können auch Bilder hinterlegt werden damit die Gäste die Gegebenheiten vor Ort besser erkennen.
4. Technik und Komplexität:
Schlüsseltresor: Eine einfache, jedoch automatisch über eine Schnittstelle angesprochene Lösung. Aber wenn Ihr Housekeeping die Codes bei den Zimmerwechsel ändert, ist dies eine sehr Kostengünstige Lösung - Schlüsselsafe mit 4 Stelligen Codes gibt es um die €25,00
Digibox: Ein Box an der Fassade vor dem Eingang, die Zimmerschlüssel, Karten oder FOBs ausgibt. Die Programmiereung der Positionen der Schlüssel erfolgt über igumbi und wird per API an den Digibox Server übergeben.
Zimmerkarten: Klassische Hotelzimmerkarten sind in igumbi nicht integriert, da diese mesit von einer PC Software beschrieben werden.
Code-Eingabe via Bluetooth-Keypad: Möglichkeiten wie Nuki-Keypad bieten eine drahtlose Lösung.
Keypad am Zylinder/Griff: Einige Systeme bieten direkt am Türzylinder oder Griff ein Keypad zur Code-Eingabe.
5. Ästhetik der Zimmertür
Die Ästhetik der Zutrittslösung hängt vom gewählten System ab. Es ist jedoch darauf zu achten, dass das die Beschläge oder Aufsätze des gewählten Systems zum Design und zur Atmosphäre des Hotels passt.
6. API-Integration:
Mit igumbi haben Sie die Möglichkeit, Zutritts-Codes über eine API zu generieren, oder vom Schliesssystem entgegenzunehmen. Die Codes können auch wieder aus der Hotelsoftware gelöscht werden, was die Automatisierung im täglichen Betrieb weiter vereinfacht.
7. Zeitfenster des Aufenthalts:
Sie können die Dauer des Zugangs präzise festlegen, auch bei im Voraus generierten Codes. Damit gilt der Zutrittscode im Rahmen der kommunizieren Check-in und Check-out Zeiten.
8. Versandzeitpunkt der Codes/ App-Zugangs:
Es wird empfohlen, die Codes 2 Tage vor der Ankunft zu versenden. Zu diesem Zeitpunkt sollten sich mögliche Zimmerwechsel im Belegungsplan beruhigt haben.
Entscheidungsweg zur Auswahl eines Hotel- oder Ferienwohnung-Schließsystems mit igumbi:
Ausgangspunkt - Schließsystemauswahl: Die erste Entscheidung betrifft das Schließsystem des Hotels oder der Ferienwohnung.
Neubau vs. Nachrüstung:
Neubau: Bei einem Neubau gibt es Überlegungen hinsichtlich der Verkabelung: LAN (Netzwerkkabel): Hier gibt es Kompatibilität mit Systemen wie AssaAbleu und Salto, welche Flexipass unterstützen. Strom: Dies ist für QR Reader Systeme geeignet, wie z.B. Comydo. Ebenso gibt es auch hier Kompatibilität mit AssaAbleu und Salto Systemen (Flexipass).
Nachrüstung: Bei der Nachrüstung gibt es verschiedene Ansätze: Verwendung eines Zylinderaufsatzes mit einem WLAN Gateway. Hier kommt die Frage auf, ob das WLAN stabil ist. Wenn ja, kann das Nuki-System verwendet werden. Auch Digibox, mit physischen Schlüsseln, Karten oder FOBs ist eine Option. Bei einem Zylindertausch ist das System Comydo eine Option.
Zugangsmedium für den Gast:
- Nummerncode: Funktioniert mit dem Nuki-Keypad oder mit der Digibox
- QR-Codes: Kompatibel mit Systemen wie Comydo.
- App: Einige Systeme wie Flexipass bieten hier spezifische Lösungen:
Codes können für die Flexipass App generiert und per App-Download den Gästen zugänglich gemacht werden.
- Das Nuki-System erlaubt das Versenden von Einladungen über die Nuki-App.
Der Entscheidungsweg bietet vielfältige Möglichkeiten, je nachdem, welche Anforderungen und Voraussetzungen vor Ort gegeben sind. Es ist wichtig, die richtige Lösung basierend auf den Bedürfnissen des Betriebs und der Gäste auszuwählen.
Abstimmung auf Gästeverhalten und Rezeptionsvorhandensein:
Die Implementierung eines Schließsystems und des automatisierten Check-in-Prozesses hängt stark von der Struktur und den Anforderungen Ihres Betriebes ab. Einige wichtige Überlegungen:
- Gibt es eine Rezeption: Wenn eine Rezeption vorhanden ist, dient ein automatisiertes Schließsystem als Ergänzung und kann in Stoßzeiten hilfreich sein, um das Rezeptionspersonal zu entlasten.
- Zeiten ohne Rezeptionsbesetzung: Es gibt Zeiten, besonders in kleineren Betrieben oder Außenstellen, in denen die Rezeption nicht ständig besetzt ist. Hier wird das automatisierte System unerlässlich, um Gästen die Flexibilität zu bieten, zu jeder Tages- und Nachtzeit einzuchecken.
- Rezeptionsloser Betrieb: Wenn Sie einen Betrieb ohne Rezeption planen oder bereits haben, wird ein zuverlässiges und intuitives Schließsystem noch kritischer. Gäste sollten in der Lage sein, ohne persönliche Interaktion ins Gebäude und in ihr Zimmer zu gelangen.
Zusätzliche Überlegungen:
- Zahlungsmethoden: Bei einem automatisierten Check-in-Prozess ist es wichtig zu wissen, ob Reservierungen bereits im Voraus durch Kreditkarteneinzug oder Vorabüberweisung bezahlt wurden. Ein automatisiertes System sollte in der Lage sein, diese Zahlungsinformationen sicher zu verarbeiten und entsprechend zu handeln.
- Kurzfristige Buchungen: Besonders in der heutigen Zeit digitaler Plattformen und Last-Minute-Reisen ist es unerlässlich, dass Ihr System kurzfristige Buchungen reibungslos verarbeiten kann, unabhängig von der Tageszeit.
- Gästeblatt und Meldeschein : In vielen Ländern und Regionen ist es erforderlich, dass Gäste beim Einchecken einen Meldeschein oder ein Gästeblatt ausfüllen. Dies sollte auch in einem automatisierten Prozess möglich sein. Vielleicht durch ein digitales Formular, das Gäste vor ihrer Ankunft ausfüllen können, oder durch ein Terminal vor Ort.
Ein tiefgehendes Verständnis für die Anforderungen und Erwartungen Ihrer Gäste sowie die Struktur Ihres Betriebs wird entscheidend sein, um die effizientesten und benutzerfreundlichsten Lösungen zu finden.
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl
Wir hoffen, dieser Artikel gibt Ihnen eine klare Vorstellung von den Möglichkeiten, die Sie mit igumbi zur Automatisierung des Check-ins und für die Integration Ihres Schlißsystems haben.
Für weiterführende Fragen nehmen wir uns gerne Zeit, um Ihr konkretes Szenario in einem Support Call zu besprechen.
