Online Hotel Belegungsplan/ Zimmerplan/ Zimmerplaner

Der übersichtliche online Belegungsplan

Wenn eine Reservierungen angelegt wird, dann ist sie erstmals nicht im Hotel Belegungsplan eingetragen. Das Zuteilen erfolgt über die Reservierung-Bearbeiten Maske. Es werden die noch freien und belegbaren Zimmer für jede Reservierung errechnet. Sie wählen einfach aus der Liste der verfügbaren Zimmer das passende Zimmer aus und tragen die Zimmernummer(n) in die Reservierung ein. Nach dem Speichern ist die Reservierung auf dem online Belegungsplan in der Zeile des Zimmers dargestellt. Erst ab der Zuteilung gilt das Zimmer als verkauft und die verfügbaren Zimmer pro Zimmerkategorie werden neu berechnet. Diese errechnte Verfügbarkeit ist die Basis für die Auskunft im online Buchungstool und für die Verfügbarkeit die via Channel-Mager Anbindung an die Buchungsportale geschickt wird.

Reservierungen am Belegunsgplan aufziehen

Sie können auch die Reservierungen am Belegungsplan aufziehen. Gehen Sie dafür zum Ankunftsdatum, ziehen Sie von oben die leere blaue Reservierung herunter, und verlängern Sie am Ende des Parkens die Aufenthaltsdauer. Alternativ können Sie die Aufenthaltsdauer in Tagen mit den runden Buttons festlegen. Wenn sie anschließend auf den Link klicken, kommen Sie in die Maske zur Erfassung der Reservierungsdaten.

Das an und Abreisedatum, die gewählte Kategorie, sind schon vor ausgewählt. Wenn sie dann auf Preisberechnung klicken, dann haben sich sehr schnell die möglichen Preise für den gewünschten Aufenthalt. Zum Zeitpunkt der Preisberechnung ist das Zimmer jedoch noch nicht fix reserviert. Daher eignet sich dieser Ablauf auch gut für telefonische Preis und Verfügbarkeits Anfragen.

Gebuchte Zimmer stornieren

Wenn ein gebuchtes Zimmer storniert wird, entfernen Sie die Zimmerzuteilung in der Reservierung. Am Belegungsplan steht die Reservierung dann unterhalb der Zimmer. So wird die Verfügbarkeit der stornierten Zimmer wieder freigegeben und die Zimmer können wieder durch Onlinebuchungen (Portale über den Channel-Manager oder durch das Website Buchungstool) oder intern angelegte Buchungen belegt werden.

Es kann sein, dass Sie die Daten der Reservierung und die Gastdaten noch brauchen:

• Falls Sie Stornogebühren verrechnen wollen.
• Falls Sie schon eine Rechnung ausgestellt haben und Sie nun eine Gutschrift/ Stornorechnung für den Gast ausstellen müssen.

Wesentlich ist das durch das Austragen der Zimmerzuteilung die Verfügbrkeit wieder freigegeben ist und das Zimmer kann wieder verkauft werden.

Der Reservierungsstatus im Zimmerplan

Der Status der Reservierung wird durch farblich kodierte Reservierungsbalken dargestellt. Damit haben Sie im Zimmerplaner stets den Überblick.

Die unterschiedlichen Statusfarben in den Reservierungen bedeuten:

• angefragt
• beantwortet
• igumbi über das Online Buchungstool OBT)
• Kreditkarte (Reservierung wurde mit Kreditkarte besichert)
• angezahlt (Eine Anzahlung ist eingegangen)
• eingecheckt
• bezahlt
• ausgecheckt
• noshow
• channel - aus einem Buchungsportal importiert
• cancelled - Zimmer Stornierung einer Portalreservierung: Diese haben keine Zimmerzuteilungen

Heute-Balken

Damit Sie schnell am Belegungsplan den heutigen Tag finden, ist dieser mit einem grünen Streifen hinterlegt. Das hilft bei der raschen Orientierung: Oft ruft man den Belegungsplan auf und will wissen was Sache ist: Ist Zimmer 17 und 23 von morgen bis Montag am online Zimmerplaner frei?

Die Warteliste im Hotel Belegungsplan

Wenn Sie Buchungsanfragen über ein Anfrageformular entgegen nehmen, oder wenn die Zimmer über das Online Buchungstool über Ihre Website gebucht wurden, dann werden diese wie neue Reservierungen behandelt und müssen erst zugeteilt werden. Bevor die Reservierung im Belegungsplan zugeteilt sind, stehen sie in der Warteliste unterhalb des Belegungsplanes zur Auswahl. Mit einem Klick ist man in der Reservierung und kann ein Zimmer eintragen. So können sie komfortabel einen Blick auf Ihre Warteliste werfen. Sie können auch die Anfragen die noch nicht fix zugesagt in der Warteliste in Evidenz halten.

Die Reservierungen der Warteliste sind nach dem Zeitpunkt der Anfrage sortiert.

Das Infofenster

Wenn Sie mit der Maus über die Reservierung fahren, bekommen Sie weitere relevante Informationen über die Buchung eingeblendet: der Preis, Einzelpreis pro Zimmer und Nacht, Datum der Buchung und die Adresse und Telefonnummer Ihres Gasts. Die Schnellübersicht am Zimmerplaner ist sehr hilfreich, wenn Sie Zimmer und Appartements umschichten müssen, und Sie auf der Suche nach dem passenden Kunden sind.

Reservierungen mit mehreren Zimmern

Wenn Sie eine Reservierung mit mehr als einem Zimmer haben, dann bleiben die Balken am Zimmerplaner so lange im Wartelistenbereich des Belegungsplans, bis die Anzahl der zugeteilten Zimmer mit der Anzahl der Zimmer in der Reservierung übereinstimmt. Derartige Reservierungen haben auch eine Zahl vor dem Namen. Das ist eine gute visuelle Kontrolle für Sie.

Zugriff auf die Steuerung

Die einzelnen Tage im Monat in der Datumsleiste sind mit der Level Steuerung der Ankunftstage verknüpft. So können Sie schnell auf die Prognosen zugreifen oder die Steuerungsparameter & Kontingente für einen Ankunftstag anpassen.

Sie werden Ihr altes Reservierungsbuch schnell vergessen haben und die hübsche & praktische Ansicht des online Belegungsplans nicht mehr vermissen wollen.

Der Buchungskalender für Ihre Website

Zeigen Sie die Verfügbarkeit einzelner Ferienwohnungen/Appartements oder Ferienwohnungen gruppiert nach Kategorien auf Ihrer Homepage mit einem leicht verständlichen HTML-Buchungskalender an. Dieser Kalender ist für die Verwendung auf einer Webseite optimiert und kann mit wenigen Klicks in Ihre Webseite eingebunden werden. Gehen Sie im Linken Menü zu Buchungskalender und wählen Sie die gewünschte Kategorie aus.

Der Kalender ist responsiv und passt sich an die Größe des Browserfensters am jeweilegen Endgerät an. Sie können den Kalender auch in Ihre Webseite einbinden, die nicht auf unserem Server liegt. Dazu müssen Sie den HTML-Code kopieren und in Ihre Webseite einfügen. Das machen Sie typisch für eine Unterseite in der die Zimmerkategorie bzw. ein einzelnen Apartment oder Ferienwohnung beschrieben wird.

Der iCal Belegungskalender zum Einbinden in eine Kalendersoftware (z.B. Google Calendar, Outlook, iPhone, Android)

Sie können sich die Übersicht der Buchungen auch in Form eines iCal Feeds (online Kalender wie es z.B. von Google Calender genutzt wird, im Format eine .ics Datei) in Ihre Kalender Software importieren. Somit können Sie Ihre Buchungen in einem "Read-only"-Buchungskalender in Ihrem iPhone oder Smartphone oder aber auch in Google Calendar einbinden. Die wesentlichen Reservierungsdaten haben Sie damit immer im Zugriff, mit einem Link auf die Buchung zur bearbeitung in der igumbi online Hotelsoftware.

Wenn Sie externe Housekeeping Nutzer haben, dann ist die Dateneinsicht auf diesem Kalender eingeschränkt. Die Namen sind nicht sichtbar, nur die Zimmer und die Buchungsnummer. Die gesamten Daten sind nur für Sie als Hotelier sichtbar.

Hier geht es weiter zu den nützlichen Funktionen der Hotelsoftware oder sehen Sie wie einfach Sie mit dem integrierten Online Buchungstool provisionsfreie Direktbuchungen über Ihre eigene Website generieren können.
Problemlos: ganz ohne extra Schnittstellen und Kontingentwartung.