Wir freuen uns, Ihnen die neueste Funktion unserer Hotel-Software vorzustellen, die speziell für Ferienwohnungen, Apartments und kleine Hotels entwickelt wurde: der automatische Online-Check-in. Diese Funktion zielt darauf ab, Ihre Abläufe zu automatisieren und zu digitalisieren: Gästeblatt, Ortstaxe und Zugangscode können in einem Flow abgewickelt werden. Ihre Gäste können eine kontaktlosen Check-in genießen. Das Zimmer kann sofort bezogen werden, ohne dass die Gäste warten müssen.
Das Problem
In der traditionellen Hotellerie müssen Gäste bei der Ankunft an der Rezeption ein Gästeblatt ausfüllen und unterschreiben. Dies kostet wertvolle Zeit und ist nicht mehr zeitgemäß. Darüber hinaus warten Rezeptionisten** oft auf die Ankunft spätanreisender Gäste, was zu Leerzeiten führt, die besser genutzt werden könnten.
Bei kleineren Ferienwohnung und Apartments steht oft gar keine Rezeption/ kein Mitarbeiter zur Verfügung, und dennoch müssen diese Schritte durchgeführt werden.
Das Kassieren der Ortstaxe (vor allem bei Portalbuchungen) ist oft ein weiterer Schritt, bei dem Aufwand/ Resultat kaum in Relation stehen - der aber auf jeden Fall durchgeführt werden muss.
Die Lösung
Mit unserem neuen Online-Check-in-System können alle notwendigen Schritte vor der Anreise abgewickelt werden. Dadurch kann der Check-in vollkommen kontaktlos ablaufen.
Elemente der Lösung
Der Gast erhält eine E-Mail mit einem Link zum Online-Check-in. Der Gast kann dann folgende Schritte durchführen:
- Gästeblatt/Meldeschein online ausfüllen: Gäste können ihr Gästeblatt bequem online ausfüllen
- Online-Unterschrift: Das Gästeblatt kann am eigenen Gerät mit Finger/ Maus unterschrieben werden.
- Ortstaxe bezahlen: Unsere Anwendung ermöglicht die Zahlung der Ortstaxe online, da diese bei Portalbuchungen oft nicht enthalten ist und die Betriebe dies mühsam eigenständig abwickeln müssen.
- Ein Zimmerzugangscode kann nach erfolgreicher Unterschrift und Zahlung der Ortstaxe an den Gast übermittelt werden. Dies kann durch Systeme wie Nuki Keypad oder einen Schlüsseltresor erfolgen.
Die Schritte 1 und 2 hatten wir schon im Rahmen des Priority Check-in Funktion seit 2018 im Einsatz, die Gästeblatt Unterschrift wird seit Februar 2022 online ermöglicht.
Vorteile für Ihr Hotel
Unser neuer Online-Check-in bietet viele Vorteile. Mit dem digitalen Meldeschein für Hotels, der mit einer online Unterschrift versehen werden kann, können Ihre Gäste den Check-in-Prozess bereits vor der Anreise abschließen. Dies reduziert die Wartezeiten bei der Ankunft. Die automatische Gästeregistrierung für Hotels vereinfacht den Verwaltungsaufwand und minimiert Fehler, wodurch Ihr Personal entlastet wird und mehr Zeit für die persönliche Gästebetreuung bleibt. Gäste können das Gästeblatt und die Meldescheine online ausfüllen und digital unterschreiben, ohne den Download einer App.
Die Gästeblattdaten stehen dann bereit für die Übermittlung an ein Gästeblatt-System per XML wie Feratel Meldeclient, TCA, AVS oder e-gaesteblatt.at von Comm-Unity. Die Gästekarten können über den vom Gästeblatt-System generierten Link abgerufen und ausgedruckt werden.
Ihre Gäste können alles Nötige vor der Anreise erledigen, inklusive der Bezahlung der Ortstaxe auf einer separaten Rechnung.
Die Schlüsselübergabe erfolgt bequem über einen Zahlencode für Systeme wie das Nuki Keypad oder einen Schlüsseltresor. Der Zugangscode wird erst nach erfolgreicher Unterschrift des Gästeblatts und Bezahlung der Ortstaxe übermittelt, was für für zusätzliche Sicherheit sorgt.
Fazit
Unser neuer Online-Check-in ermöglicht es Hotelgästen, dem Link in ihrem Check-in-E-Mail zu folgen (kann auch automatisch verschickt werden, oder vom System eines Partners) und den Check-in-Prozess einfach abzuwickeln. Die Online-Anwendung stellt auch eine Bezahlfunktion bereit, und auch der Meldeschein lässt sich online ausfüllen und unterschreiben. Dies führt zu weniger Wartezeiten, mehr Zeit für die persönliche Gästebetreuung und weniger Fehler im Ablauf.
Erleben Sie den Fortschritt und optimieren Sie Ihren Hotelbetrieb mit unserem automatischen Online-Check-in!
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