Die Grazer Firma Nuki bietet für die Schlüsselübergabe bzw. Zutritt per App oder Keypad in der Hotellerie, bei Pensionen, bei Ferienhäuser und bei Ferienwohnungen/Apartments eine interessante Lösung an.
Es kann ein Ablauf ohne physische Schlüsselübergabe (oder Hinterlegung in einem Schlüsseldepot oder Keybox) und mit nur einer Smartphone-App oder einem Nummerncode für die Eingabe am NUKI Keypad realisiert werden. Damit kann die Zimmertür ohne Schlüssel aufgesperrt werden. Die Aufsätze für die Schlösser und die Komponenten zur Nachrüstung lassen sich günstig im Baumarkt oder online erwerben.
Das Generieren der zeitbeschränkten Zutrittscodes für den Nuki Keypad kann bequem per Knopfdruck aus der igumbi Hotelsoftware erfolgen.
Voraussetzung für den Betrieb
- Sie haben ein oder mehrere Nuki Smartphone Schlösser installiert und mit Ihrem Smartphone verbunden.
- Sie haben die Nuki Schlösser über die Nuki Bridge eingebunden und können die Schlösser über das Nuki Web-Interface ansprechen und verwalten. web.nuki.io
- Optional haben Sie die Nuki Keypads mit den Nuki Schlössern verbunden.
Bei den Einstellungen und Möglichkeiten, die Sie beim Nuki Schloss nutzen, sollten Sie sehr konservativ vorgehen. Nuki richtet sich auch an Privatanwender, die bei der Lösung Funktionen wie Auto-Unlock nutzen. Davon raten wir im Vermietungsbetrieb ab.
- In den Reservierungen der ankommenden Gäste haben Sie die E-Mail-Adresse im Personendatensatz. Die maskierten E-Mail-Adressen, die u.a. Booking.com vergibt, funktionieren auch.
API-Key eintragen, Check-in/out Zeiten festlegen
Um loszulegen schalten wir für Sie in igumbi die Nuki Funktion frei.
In Nuki Web im rechten Menü einen Nuki API Token generieren. Der API Token wird nur einmal angezeigt. Sie sollten diesen in die Zwischenablage kopieren.
Wenn die Nuki Funktion in igumbi freigeschaltet ist, dann können Sie beim Menü "Setup" den Nuki API Token eintragen. Damit ist ein automatischer Zugriff von igumbi auf Ihr Nuki Web Interface möglich.
Legen Sie auch die Standard Check-in und Check-out Zeiten fest.
Typische Zeiten wären: Check-in ab 15:00 und Check-out bis 11:00. Die Zeiten werden bei den jeweiligen Zutrittscodes oder Nuki Keypad Codes verwendet, um die genaue Gültigkeit der Codes festzulegen.
Wenn Sie beim Generieren der Zutrittsberechtigungen keine Einladung per E-Mail zur App Nutzung an Ihre Gäste verschicken wollen und nur die Zutrittscodes für die Nutzung des Nuki Keypads von igumbi an Nuki die Nuki Schlösser aktivieren wollen dann setzen Sie beim Feld: "Nur Nuki Keypad Codes - keine App Einladungen" ein Häkchen.
Nuki Keypad einrichten
Wenn Sie die Nuki Keypad als Alternative oder Ergänzung zur App benutzen wollen, dann müssen Sie den Keypad mit dem Schloss verbinden und über die Nuki App eine erste Verbindung herstellen. Somit ist das Schloss mit einem Nuki Keypad verbunden und kann über die API Schnittstelle angesprochen werden.
Zimmer mit Schloss verbinden
Gehen Sie in igumbi zu "Zimmer> Alle Zimmer". In der rechten Spalte können Sie die Zimmer mit den Nuki Schlössern verbinden. Die Namen der angelegten Schlösser werden aufgelistet.
Wenn Sie für Ihre Haustüre, bzw. Haupteingangstüre auch ein Nuki Schloss verwenden, dann tragen Sie unterhalb der Zimmerliste die "Haustür" Verknüpfung ein. Wenn für einen Gast dann ein Zugangscode generiert wird, dann wird der selbe Code auch im für die Haustür eingetragen.
Wenn Sie diese Schritte gemacht haben, dann können Sie über igumbi die Zugangscode mit den richtigen Zeiten und Zimmerzuordnungen per Button-Klick in der Ansicht "Zutrittsberechtigungen" generieren.
Zutrittsberechtigungen für Gäste verwalten
Liste der Ankünfte abrufen: Zutrittsberechtigungen vergeben
Im Menüpunkt "Zutrittsberechtigungen" sehen Sie eine Liste der Gäste, die demnächst ankommen oder heute angekommen sind. Wenn die Zimmernummer blau hinterlegt ist, dann kann eine Zutrittsberechtigung generiert werden.
Es wird auch der Status der Schlösser abgerufen und ob die Schlösser über die Nuki Bridge über Nuki Web ansprechbar sind. Hier sollte alles grün sein. Falls es Fehler in der Verbindung zum Schloss gibt so prüfen Sie die Verbindung zum Schloss über Nuki Web und mit der Nuki App. Mögliche Fehler liegen in der schweren Erreichbarkeit (oder Nicht-Erreichbarkeit) der Nuki Bridge oder einem instabilen WLAN.
Mit einer Testreservierung den Ablauf durchspielen
Bevor Sie bei einer echten Reservierung die Übertragung zu Nuki anstoßen (Es werden von Nuki E-Mails an den Gast geschickt) schlagen wir vor, dass Sie eine Testreservierung anlegen (Ankunftstag heute oder in den nächsten paar Tagen) und den Ablauf einmal durchspielen.
Sie brauchen eine E-Mail-Adresse und das Smartphone eines Kollegen/ Bekannten der die Nuki App noch nicht auf seinem Smartphone installiert hat, um das Szenario durchzuspielen. So können Sie das Verfahren durchspielen, das Ihre Gäste erleben.
Smartphone Zugang erstellen
Durch das Klicken auf den Button in der Liste: Zutrittsberechtigungen in igumbi wird eine Zugangsberechtigung für eine Reservierung generiert. Das machen Sie typisch 2-3 Tage vor der Anreise. Ob Sie dies an die Bedingung knüpfen, dass der Aufenthalt schon voll bezahlt ist, obliegt Ihren internen Abläufen.
Es wird dazu ein "Benutzer"-Datensatz bei Nuki angelegt. An den Nuki Server wird nur die E-Mail-Adresse und die Sprache des Gastes übertragen.
Danach wird die Zutrittsberechtigung angelegt mit den zeitlichen Einschränkungen (Check-in und Check-out Zeit) und Funktionseinstellungen die für den Vermietungsbetrieb sinnvoll sind.
Die Zutrittsberechtigung wird am Nuki-Schloss abgelegt - und zwar nur dort. Eine Kommunikation von igumbi über den Nuki Web API zur Nuki Bridge und dann zum Schloss findet zum Zeitpunkt der Erstellung statt. Die Kommunikation Nuki Schloss - Nuki- Bridge - Nuki Web muss in dem Moment funktionieren.
Das Anlegen der Zutrittsberechtigung kann ein paar Sekunden dauern. Unsere Schnittstelle fragt alle 10 Sekunden lang einmal pro Sekunde nach, ob die Berechtigung im Schloss angekommen ist und speichert den Berechtigungscode und die Check-in/out Datum/ Uhrzeiten in igumbi.
Nuki verschickt ein E-Mail an den Gast mit der Aufforderung die App zu installieren.
Zugangscode für den Nuki Keypad
Für Gäste, die nicht Smartphone und App affin sind, ist der Versand eines Nummerncodes als Zutrittscode eine Alternative. Benötigt wird dafür der Nuki Keypad, der mit Bluetooth mit dem Nuki Schloss verbunden werden kann.
Es kann zum Zeitpunkt der Erstellung der Reservierung, oder später aus einer Reservierung heraus ein 6 stelliger Zugangscode pro Zimmerzuteilung in der igumbi Hotelsoftware generiert werden. Dieser Nummerncode/ Zutrittscode steht Ihnen in den E-Mail-Vorlagen zur Verfügung.
Vor der Anreise kann beim Erstellen der Nuki Zutrittsberechtigung der Nuki Keypad Code an das Nuki Schloss übertragen werden. Die Gültigkeit des Nuki Keypad Codes ist so wie die App Zutrittsberechtigung auf den Zeitraum des Aufenthalts beschränkt. Voraussetzung ist, dass das Nuki Schloss mit dem Nuki Keypad verbunden ist.
Als Option lässt sich das E-Mail mit der Nuki App Einladung gänzlich unterbinden. Es werden nur Keypad Code als Zutrittsberechtigung generiert und übertragen. Diese Option wird typischerweise von Betrieben gewählt, deren Gäste nicht sehr Smartphone-affin sind.
Nomenklatur für Benutzernamen Nuki Keypad Codes und App Zugänge
Das Namensfeld in Nuki wird so befüllt, damit Sie in Nuki Web schnell erkennen können in welchem Zimmer, für welchen Zeitraum und welche Personen der Zugriff eingerichtet wurde.
Ein Namensfeld sieht z.B. so aus:
8:0331-0405-GruberStefan-923341
8.4.3:0331-0405-SteinerPeter-923341
Darin ist folgendes kodiert:
Zimmernummer(n): 8, wenn es mehrere Zimmer sind, dann wird per Punkt getrennt. (8.4.3)
Anreisedatum: 31.3.2023
Abreisedatum: 5.4.2023
Nachname: Gruber
Vorname: Stefan
igumbi Reservierungsnummer: 923341
Das Namensfeld für den Nuki Keypad sieht so aus. Das Feld ist seitens Nuki von der Längen her beschränkt. Der Name wird daher abgeschnitten.
K8:0331-0405-GruberSte
Der Aufbau ist ähnlich wie oben. Anfangs steht ein "K" um den Keypad Code zu kennzeichnen.
Für die Haustür, bzw. Haupteingangstür wird die fiktive Zimmernummer 999 im Nuki Namensfeld verwendet. Falls Sie auch für die Haustür Codes vergeben, dann sehen diese so aus:
K999:0331-0405-GruberS
Check-out: Zutrittsberechtigung und Keypad Code löschen
Das Nuki Schloss kann bis zu 100 Zutrittsberechtigungen speichern. Auch im Sinne der Übersicht und Risikominimierung sollten Sie periodisch nach dem Check-out und der Abreise der Gäste die Zutrittsberechtigungen und Keypad Codes löschen.
Das können Sie in der Liste Zutrittsberechtigungen durch das Klicken des Löschsymbols machen. Damit haben Sie eine kompakte Übersicht der Zutrittsberechtigungen, die im Umlauf und auf Ihren Schlössern aktiv sind.
Es wird am Nuki-Server und am Schloss die App Berechtigung gelöscht. Daraufhin geht ein E-Mail von Nuki an den Gast mit der Information, dass die Zutrittsberechtigung entfernt wurde.
Wenn ein Nuki Keypad Code generiert wurde, so wird dieser auch vom Schloss und vom Nuki Web entfernt. Das selbe gilt für den Zugangscode der für das Schloss an der Haustür vergeben wurde (falls konfiguriert).
Anschließend wird der Benutzerdatensatz vom Nuki Web entfernt. Das passiert alles in einer Transaktion die in igumbi durch das Löschen der Zutrittsberechtigung angestoßen wird.
Nuki Code Vergabe automatisieren
Generieren der Codes per Automailer
Über die Funktion Automailer kann as Generieren und der Versand des Codes in Ihrem Wording und Gästeansprche mit den E-Mail Vorlagen dem Automailer angestoßen werden.
Legen Sie dafür einen Automailer Eintrag mit dem Datumsfeld: "nuki-cki" an. Im Textblock der E-Mail Vorlage brauchen im Sie im Textbaustein das Feld
#{accesscode}
Der Automailer Lauf läuft täglich um 07:50 und generiert die Zugangscodes. Typisch wird der Lauf 2 oder 3 Tage vorher gemacht. Da es ein Start und Enddatum der Zutrittsberechtigung gibt ist ein länger vorher generierter Code unproblematisch. Die Gäste können erst ab der definierten Check-in Zeit das Zimmer mit dem Code betreten.
