In Wien gibt es keine elektronische Gästeblatt Lösung so wie in den anderen Bundesländern Österreichs. Nach einer Prüfung der Vorschriften laut WKW Wien Hotellerie ist hier die von uns interpretierte Version wie man als Hotel damit umgehen kann um elektronische Gästeblätter zu nutzen. Damit werden Ihre Rezeptions-Abläufe effizienter.
In Wien ist die Handhabung nicht so einfach wie in den anderen Bundesländern, da das Gästeblatt/ Meldezettel von der Ortstaxe entkoppelt ist (die an die MA6 zu entrichten ist). Das Gästeblatt ist lediglich eine Schnittstelle zum Meldewesen.
Dieser Text stammt aus den "Rechtsinfos für die Hotellerie" > "Meldevorschriften" der WKO.
Der elektronische/ online Gästeblatt-Vorgang
Anstelle der Auflegung einer Gästeblattsammlung können Inhaber eines Beherbergungsbetriebes die Meldedaten der Gäste automationsunterstützt verarbeiten. In diesem Fall erfolgt die Anmeldung durch Bekanntgabe der entsprechenden Daten durch den Gast an den Inhaber des Beherbergungsbetriebes;
Unterschriftsleistungen erfolgen auf schriftlichen Wiedergaben der zum vorgenommenen Meldevorgang verarbeiteten Daten.
So gespeicherte Daten sind drei Jahre zu speichern und danach zu löschen und die unterschriebenen schriftlichen Wiedergaben zu vernichten . Der Meldebehörde und den Organen des öffentlichen Sicherheitsdienstes ist auf Verlangen jederzeit Zugriff auf die Daten zu gewähren und erforderlichenfalls sind ihnen schriftliche Wiedergaben der Meldevorgänge auszuhändigen. Der Bundesminister für Inneres kann durch Verordnung Regelungen über Datensicherheitsmaßnahmen bei der automationsunterstützten Verarbeitung von Meldedaten in Beherbergungsbetrieben festlegen.
Das elektronische Gästeblatt für Ihren Betrieb mit igumbi in Wien - praktische Tipps:
Die Daten werden im online Formular: "Gästeblatt" in der igumbi Hotelsoftware erfasst, wobei viele der Felder aus den eingetragenen Reservierungsdaten abgeleitet werden können.
"Unterschriftsleistungen erfolgen auf schriftlichen Wiedergaben": Der Gast unterschreibt den vorausgefüllten PDF-Vordruck des Meldezettels , das Gästeblatt/ der Meldezettel wird in einem Papier-Ordner sequentiell abgelegt.
Löschen der Daten nach 3 Jahren - wird in igumbi per Batch-Lauf funktionieren.
"Vernichtung der Meldezettel" im Ordner erfolgt durch das Vernichten des Inhaltes des Ablageordners**, in dem die Meldezettel nach fortlaufenden Nummern abgelegt sind.
Der manuelle Vorgang des Ausfassen der Banderole (in das Magistrat in den 22. Bezirk pilgern und ein Papiergästeblattbuch mit Durchschlägen abstempeln zu lassen), dient zur Bestätigung, dass die Sammlung der vorgedruckten Gästeblätter in dem Gästeblattbuch lückenlos ist:
Der Nachweis über die Lückenlosigkeit wird ab 2013 mit der fortlaufenden Nummerierung der Gästeblätter sichergestellt. Die Banderolisierung ist nicht mehr notwendig.
Falls vom Magistrat oder der Meldebehörde ein spezieller Nummernkreis für das Hotel / Beherbergungsbetrieb benötigt wird, so kann im igumbi Backend ein Nummernkreis für die online Meldezettel für jeden Betrieb definiert werden.
