Zahlungen für Portalreservierungen mit Standardrate: schneller zum Geld

Der ResAutoPayInstaDebit (RAPID) Zahlungsprozess in der igumbi Hotelsoftware hat diese Vorteile für Ihren Betrieb:

• Das lästige und aufwändige extra Abrechnen der Ortstaxe/ Kurtaxe/ Tourismusabgabe/ Nächtigungsabgabe entfällt. Die Zahlung erfolgt zusammen auf einer Rechnung mit den Logis-Leistungen im Zahlungsformular. Die Ortstaxe wird automatisch als Position in die Rechnung mit aufgenommen. Ein separates Abrechnen der Ortstaxe ist nicht mehr notwendig.
• Durch die Zahlungsabwicklung bei Ihnen können die Portale die von Ihnen ausgespielten Preis nicht nach manipulieren, um sich einen preislichen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Portalen oder Ihrer Website zu verschaffen.
• Mit diesem online Prozess ist ein stressiges Handling vor Ort an der Rezeption nicht mehr notwendig. Dem Gast kann ein kontaktloser Check-in angeboten werden.
• Die 3D-Secure Eingabe/ Autorisierung der Zahlung erfolgt für den Gast in einer entspannten Umgebung - dort wo er gerade gebucht hat und nicht an einer Rezeption, wo der Gast möglicherweise von der Anreise erschöpft ist und seine 3D - Codes nicht findet oder kennt.
• Die Zahlungen Ihrer Gäste sind schneller auf Ihrem Bankkonto . Sie müssen im Gegensatz zu den Portalreservierungen nicht auf den Aufenthalt des für die Auszahlung warten.
• Durch den direkten E-Mail-Gästekontakt unmittelbar nach der Buchung entsteht eine bessere Gästebindung an Ihren Betrieb.
• Im Zuge der Zahlungsabwicklung können vor der Ankunft des Gastes noch Zusatzleistungen angeboten werden. Eventuell Leistungen, die Sie gar nicht im Portal ausweisen können, da diese nicht in den Buchungsportalen vorgesehen sind.

Stripe muss als Zahlungsanbieter in der igumbi Hotelsoftware mit den API Keys verbunden sein. Es werden die E-Mail Vorlagen und der Automailer zum eventbasierten Versand der E-Mails genutzt.

Wie werden die Buchungen im System erkannt?

Der Prozess hinter dem Zahlungsformular ist in der Lage, die gebuchte Rate anhand des "Channelrateplans" - die Kombination aus Code für die Zimmerkategorie und dem Rateplan aus dem Channel Manager als Non/Ref-Rate oder als Standardrate zu erkennen. Damit kann der entsprechende Zahlungsprozess (STD und NRF) angeboten werden.

• NRF: Bei der NonRef Rate gibt es in der Regel nur eine Zahlung. Es können daher auch Zahlungsarten angeboten werden, die nur eine Zahlung zulassen: z. B. Sofortüberweisung, Giropay, EPS. Es wird eine Rechnung ausgestellt und der Gast wird mit dem Zahlungsaufforderungsformular zur Zahlung des Gesamtbetrags auffgefordert.
• STD: Bei der Standardrate wird unmittelbar nach der Buchung eine Zahlungsaufforderung an den Gast versendet. Es wird eine Anzahlung, ein Teilbetrag des Gesamtbetrags gefordert. Typisch sind 1/3 oder 30 %. Basis dafür ist der Prozentsatz, der in den Hotel-Stammdaten für Anzahlungen eingetragen ist. Dieser Prozentsatz sollte mit Ihren Stornobedingungen abgestimmt sein. Es wird noch keine Rechnung erstellt, sondern nur eine Zahlungsaufforderung für eine Anzahlung, die sich bei Bezahlung in eine Quittung verwandelt. Es wird in dem Fall als Zahlungsarten nur Kreditkarte (oder Debitkarte) zur Eingabe angeboten. Die Prämisse ist, dass die Kartendaten (bei Stripe) gespeichert werden, damit später X Tage vor der Anreise die Rechnungserstellung und die zweite Zahlung automatisch ausgelöst werden kann.

Portale die keine anderen Option offenlassen als die Zahlungsabwicklung über das Portal, typisch ist Airbnb oder Expedia-Collect können vom Zahlungsprozess ausgeschlossen werden. Es erfolgt keine automatische Zahlungsaufforderung an den Gast. Die Zahlung muss manuell in die Buchung eingetragen werden.

Es gibt zwei neue Parameter in den Hotel-Stammdaten für die Funktion der Zwei-stufigen Zahlung mit der Standardrate:

• stripe_channel_std: Funktion für die Unterscheidung beim "stripe_channel" Handling zwischen Standardrate und Non/Ref Rate. Bei der Aktivierung werden die passenden E-Mail-Vorlagen und Automails für die Zahlungsaufforderung und die Zahlungserinnerung angelegt. Die E-Mail Vorlagen können dann in der E-Mail Vorlagenverwaltung an Ihren Betrieb angepasst werden.

• channel_std_reminder_days: Anzahl der Tage vor der Anreise an der die Rechnungsausstellung und die zweite Zahlung automatisch abgewickelt wird. Typisch sind 28, 21, 14 oder 7 Tage. Der Prozess wird für 07:00 Uhr morgens geplant.

• Der Parameter "stripe_channel" wird weiterhin für das Aktivieren der Non/Ref-Rate. Die beiden oben genannten Parameter sind eine Erweiterung für die Standardrate. Die beiden Parameter sind kompatibel. Wenn der Parameter "stripe_channel" aktiviert ist, dann wird der Prozess für die Non/Ref Rate verwendet. Wenn der Parameter "stripe_channel_std" aktiviert ist, dann wird der Prozess für die Standardrate bei den Standardraten angewandt.

So läuft der Prozess für Reservierungen mit Standarrate ab (RAPID-STD)

Der Ablauf für Buchungen mit der Standardrate (STD) sieht so aus:

Der Zahlungsprozess für Gäste im Hotel beginnt, sobald eine Standardreservierung (STD Reservation) in der Hotelsoftware vorgenommen wurde. Hier ist eine vereinfachte Beschreibung des Prozesses:

1. Nach der Reservierung erhalten die Gäste eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, eine Anzahlung zu leisten (E-Mail Anzahlungsforderung).
2. Die Gäste werden zum Zahlungsformular weitergeleitet, um ihre Zahlungsinformationen einzugeben (Gäste Zahlungsformular).
3. Sollten die Gäste nicht reagieren, erhalten sie nach 18 Stunden eine Erinnerungs-E-Mail (Reminder Mail nach 18h).
4. Nach Eingabe der Zahlungsinformationen wird die Anzahlung in der Hotelsoftware verbucht (Anzahlung verbucht).
5. Die Gäste erhalten eine E-Mail mit der Zahlungsbestätigung und einer Quittung (E-Mail Zahlungsbestätigung/Quittung).

6. Die Zahlungsart wird bei Stripe gespeichert, damit diese ein zweites Mal belastet werden kann (Zahlungsart speichern).

7. Sieben Tage vor der Anreise beginnt der Prozess für die Restzahlung(Reminder 7 Tage vor Anreise).

8. Die Hotelsoftware stellt die Rechnung aus (Rechnung ausstellen).
9. Die hinterlegte Karte der Gäste wird mit dem verbleibenden Betrag belastet (Karte mit Folgebetrag belasten).
10. Sollte die Zahlung abgelehnt werden, erhalten die Gäste eine E-Mail, in der sie auf das Problem mit der Zahlung hingewiesen werden (E-Mail Problem mit Zahlung).
11. Sobald die Rechnung ausgeglichen ist (Rechnung ausgeglichen), erhalten die Gäste eine Zahlungsbestätigung sowie die finale Rechnung per E-Mail (Zahlungsbestätigung/Rechnung).

Bitte beachten Sie, dass dieser Prozess in der Online-Hotelsoftware in Zusammenarbeit mit Stripe, einem Zahlungsanbieter, abgewickelt wird.

Wie wird die erste Zahlung abgewickelt?

Der Gast bekommt einen Link zum Zahlungsformular per E-Mail. Dort kann er die Zahlung der Anzahlungsforderung tätigen. Die Zahlung wird über Stripe abgewickelt. Die Zahlungsmethode wird mit "off_session" bei Stripe gespeichert. Bei erfolgreicher Zahlung bekommt der Gast ein E-Mail mit der quittierten Zahlung. Die Buchung wird als "angezahlt" - (Farbe=Taupe) markiert.

Wie wird die zweite Zahlung abgewickelt?

Die Karte wird bei der Eingabe nach der Buchung im Zahlungsaufforderungsformular nach der Portal Buchung mit "off_session" bei Stripe gespeichert. Damit ist die automatische zweite Belastung der Zahlung, ohne nochmalige Autorisierung der Zahlung durch den Gast, möglich.

Es wird bei der Karteneingabe ein "Reminder" in igumbi angelegt, der automatisch X Tage vor der Anreise (typisch 7 Tage) die Rechnungserstellung und die zweite Zahlung auslöst. Der Gast erhält bei erfolgreicher Zahlung die ausgeglichene PDF-Rechnung per Vorlagen E-Mail. Der offene Betrag der verschickten Rechnung ist 0.00 €. Die Buchung wird als "bezahlt" markiert.

Falls vor Ort beim Aufenthalt des Gastes noch weitere leistungen konsumiert werden und auf die Reservierung aufgebucht werden, so kann eine weitere Rechnung für die Konsumation ausgestellt werden und mit der gespeicherten Karte ausgeglichen werden.

Wie erkennt man diese Buchungen im System

Diese Buchungen findet man unter Auto-Reservierungen und Zahlungsaufforderungen.

Bei den Auto-Reservierungen werden die Buchungen, die durch einen automatischen Prozess bearbeitet werden, angezeigt. Man sieht den Fortschritt im Prozess. Im Idealfall sind die Buchungen abgeschlossen mit Autoreservierungs-Status: "confirmed". Es sind die Rechnungen und E-Mails verknüpft, die automatisch ausgelöst wurden. Bei der Detailansicht sieht man die Historie der Verarbeitung mit den einzelnen Schritten und Zeitpunkte der Schritte.

Bei den Zahlungsaufforderungen sind die relevanten Urspünge channel-std und channel-std-f. Dies steht für:

channel-std: Channel Buchung mit Standardrate, Forderung der Anzahlung. Hier wird dem Gast das Zahlungsaufforderungsformular präsentiert. Das Ziel ist die Anzahlung zu erhalten und die Kartendaten zu speichern damit die zweite Folgezahlung späte vor Anreise durchgeführt werden kann

channel-std-f: Channel Buchung mit Standardrate, Forderung der Folgezahlung. Dieser Prozess wird durch den Reminder ausgelöst. Hier wird zum angegebenen Zeitpunkt (typisch 07:00 7 Tage vor Anreise) die Rechnung ausgestellt und die zweite Zahlung automatisch ohne weitere Rückfrage durchgeführt. Bei erfolgreicher Belastung der Karte bekommt der Gast ein E-Mail mit der ausgeglichenen Rechnung.

Wie sieht der Ablauf für eine Portalreservierung mit einer NonRef Rate aus (RAPID-NRF)?

Hier ist der wesentlich einfachere Prozess der Zahlungsabwicklung für eine Portalreservierung mit einer NonRef-/ Nicht-refundierbaren Rate. Die Rechnung wird automatisch nach Buchungseingang ausgestellt. Der Gast bekommt den Link zum Zahlungsaufforderungsformular. Der Gesamtbetrag der Rechnung wird sofort mit der Karte des Gastes belastet. Danach bekommt der Gast die ausgeglichene Rechnung per E-Mail.

Der Zahlungsprozess für Gäste im Hotel mit einer Nicht Refundierbaren Portalrate (NRF) unterscheidet sich etwas von dem Standardprozess. Hier ist eine vereinfachte Beschreibung des Prozesses:

1. Die Reservierung wird über ein Portal mit einer Nicht Refundierbaren Rate (Portal Reservierung NRF) vorgenommen.
2. Die Hotelsoftware erstellt nach dem Buchungsimport automatisch eine Rechnung (Rechnung ausstellen).
3. Gäste erhalten eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, eine Anzahlung zu leisten (E-Mail Anzahlungsforderung).
4. Die Gäste kommen zum Zahlungsformular, um ihre Zahlungsinformationen einzugeben (Gäste Zahlungsformular).
5. Sollten die Gäste nicht reagieren, erhalten sie nach 18 Stunden eine Erinnerungs-E-Mail (E-Mail Reminder nach 18h).
6. Nach Eingabe der Zahlungsinformationen wird die Zahlung in der Hotelsoftware verbucht (Zahlung verbuchen).
7. Die Gäste erhalten eine E-Mail als Zahlungsbestätigung mit der ausgeglichenen Rechnung als Anhang (E-Mail Zahlungsbestätigung mit Rechnung).

Dieser Prozess wird in der Online-Hotelsoftware in Zusammenarbeit mit Stripe, einem Zahlungsanbieter, abgewickelt.

Wie wickelt man ein Stornierung mit Stornogebühr ab?

Die Annahme ist, dass die zum Buchungszeitpunkt geleistete Anzahlung der Höhe der Stornogebühr entspricht. Bei einem Storno vor der zweiten Zahlung sollten folgende Schritte manuell in der Reservierung durchgeführt werden:

• Die Logis- und Zusatzleistungs-Rechnungszeilen löschen
• Ein Stornoprodukt in der Höhe der Anzahlung aufbuchen bzw. in der Höhe der anwendbaren Stornogebühr
• Die bestehende Anzahlung zum Ausgleich der Rechnung für die Stornogebühr während des Austellen der Stornorechnung als Zahlung verwenden.

Wie wickelt man ein Storno ohne fälligen Stornogebühr ab?

Sie wollen die gesamte Anzahlung wieder an den Gast zurückzahlen. Dazu müssen Sie folgende Schritte manuell in der Reservierung durchführen:

• Die Logis und Zusatzleistungs-Rechnungszeilen löschen - es wird keine Leistung verrechnet.
• Die Zahlung der Anzahlung mit der Nummer suchen und auf Storno klicken - das löst die Refundierung der Zahlung über Stripe aus, das Geld wird auf die Karte des Gastes zurückgebucht.