Wie werden Anzahlungen/ Vorauszahlungen für Hotelbuchungen oder Buchungen von Ferienwohnungen, Apartments, Bauernhöfe verwaltet? In der erfassten Reservierung wird eine Zahlungsforderung eintragen. Die bezahlte Anzahlsforderung (meistens Überweisung, manchmal per Kreditkarten-Einzugbezahlt) wird unmittelbar nach dem Anlegen der Buchung eintragen. Eine Anzahlungsbestätigung/ Quittung kann per E-Mail Vorlagen verschickt werden. Der Gast überweist auf Ihr Bankkonto.
Bei der späteren Rechnungserstellung (vor Anreise oder bei der Abreise) wird der um die geleistete Anzahlung verminderten Betrag als offer Betrag dargestellt. Etwaige Leistungen vor Ort können dabei noch hinzugebucht werden bevor die eigentliche Rechnung ausgestellt wird.
Was ist eine Anzahlung im Hotel?
Für die Abwicklung von Reservierungen bei Hotels, Apartments und Ferienwohnungen werden oftmals zum Zeitpunkt der Reservierung Anzahlungen verlangt. Meistens überweist der buchende Gast den Betrag per Banküberweisung. Die geleistete Anzahlung (engl.: deposit/ down payment) soll zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung abgezogen werden.
Oft ist die Anzahlung auch jener Betrag, den sich der Betrieb laut Stornorichtlinie einbehält, für den Fall, dass die Reservierung innerhalb einer gesetzten Frist vor der Anreise storniert werden sollte. Eine übliche Anzahlung bei einer Hotelbuchung ist 30% des Logisbetrags.
Um diese Anzahlungen zu erfassen und zu verwalten, wird in der igumbi Hotelsoftware folgendes Verfahren angewandt. Die Anzahlungsfunktion wird auf Anfrage für Ihren Betrieb freigeschaltet.
Anzahlungen - Ablauf mit Überweisung
Anzahlungsforderung erstellen
Die Reservierung, in der die Produktzeilen mit den Leistungen (inkl. Umsatzsteuer) eingetragen sind, ist die Basis für die Anzahlung.
In der Reservierung wird eine Anzahlungsforderung eingetragen. Der Anzahlungsbetrag ist einzutragen und die Fälligkeit der Anzahlung ist standardmäßig eine Woche später, kann aber bei der Eingabe geändert werden.
Wenn die Anzahlung von einer Kreditkarte über Ihr Terminal abgebucht wird, sollte auch eine Anzahlungsforderung eingetragen werden.
Alternativ kann die Zahlungsforderung per E-Mail an den Gast geschickt werden, wenn Sie Stripe für die Zahlungsabwicklung verwenden. Hier wird dem Gast E-Mail mit einem Link auf ein Zahlungsformular geschickt mit der Auflistung der Positionen und einem Feld für die Eingabe der Kreditkartennummer.
Die Zahlungsforderung wird in der Reservierung so dargestellt: Die Anzahlungsforderung kann so lange storniert werden, bis eine Zahlung gegen die Forderung erfasst wurde.
Es kann auch ein PDF-Beleg mit der Anzahlungsforderung abgerufen werden, um einen Beleg mit der Forderung der Anzahlung an den Gast per E-Mail zu schicken.
PDF-Datei mit der Anzahlungsforderung
Zahlung der Anzahlungsforderung aufs Bankkonto eintragen
Wenn Sie eingehende Zahlungen auf Ihrem Bankkonto bearbeiten, können Zahlungen gegen Anzahlungsforderungen dabei sein. Diese Zahlungen sollten mit der Zahlungsart "Überweisung" eingetragen werden.
- Reservierung mit Nummer oder Name Suchen
- Zum Zahlungsforderungen gehen und auf den Zahlungsbutton klicken
- Anzahlung mit Zahlungsart "Überweisung" eintragen
Der offene Betrag in der Reservierung wird um den Anzahlungsbetrag vermindert.
Anzahlungsbestätigung (Quittung) schicken
Wenn die Zahlung der Anzahlungsforderung eingetragen wurde, können Sie eine Quittung als PDF abrufen und eine Anzahlungsbestätigung per E-Mail verschicken. Auf der Quittung wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.
Die Anzahlung kann im Falle einer Rückzahlung der Anzahlung/ Rücküberweisung/ Refundierung einer Kreditkartenzahlung "storniert" werden.
Eine PDF-Datei der Quittung kann abgerufen werden.
In weiterer Folge wird es möglich sein mit Hilfe der E-Mail-Vorlagen die PDF-Quittung als Anhang für die Anzahlungsbestätigung zu verschicken.
Während des Aufenthalts: Zusätzliche Leistungen erfassen
Während des Aufenthalts können in der Reservierung zusätzliche Leistungen eingetragen werden. Typischerweise sind dies Konsumationen wie Gebäck oder Nutzung der Einrichtungen vor Ort: z.B. Sauna, Miete von Fahrrädern, Transfers.
Diese zusätzlich erfassten Leistungen erhöhen den Rechnungsbetrag und den offenen Betrag in der Reservierung.
Rechnung ausstellen
Beim Ausstellen der Rechnung wird der noch zu bezahlende offene Betrag ermittelt. Das ist die Rechnungssumme abzüglich der bereits geleisteten Anzahlung.
Die Zahlungsart für den noch offenen Betrag kann nun erfasst werden.
Wenn keine Zahlung beim Check-out erfolgt - die Rechnung wird später bezahlt, z.B. per Überweisung - so tragen Sie keine Zahlung im Zuge der Rechnungsausstellung ein. Die Zahlung kann später erfasst werden.
PDF Rechnung mit Anzahlung: auf der ausgestellten Rechnung werden die zwei Zahlungen (die Anzahlung und die Zahlung zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung) ausgewiesen.
Offener Betrag der Rechnung
Auf der Rechnungsliste ist zu sehen, ob die Rechnung schon vollständig bezahlt wurde oder noch Beträge offen sind.
Es besteht auch die Möglichkeit die Rechnungsliste zu filtern und nur die offenen Rechnungen anzeigen zu lassen. Das ist eine kompakte offene-Posten-Liste.
Wenn Sie viele Rechnungen auf Ziel ausstellen, meistens an Firmenkunden, so können von dieser Liste aus Mahnungen verschickt werden.
Zahlungen später eintragen
Die Zahlung kann auch später eingetragen werden, zum Beispiel wenn der Betrag überwiesen wird. Die ist oft bei Firmenkunden der Fall.
Suchen Sie hierfür die Rechnung in der Rechnungsliste, geben Sie in das Suchfeld die Rechnungsnummer ein und klicken Sie bei der entsprechenden auf den Button "Zahlung".
Nun können Sie die Zahlungsdaten (Betrag, Zahlungsart, Zahlungsdatum) der Rechnung eintragen. Das Datum der Zahlung lässt sich bis zum Datum des letzten Kassenabschlusses rückdatieren. Dies kann notwendig sein bei der Erfassung von Überweisungen anhand des Bankkontenauszuges.
Storno mit vollständiger Rückzahlung der Anzahlung
Rückabwicklung: Zahlung der Anzahlungsforderung stornieren
Eine Reservierung wird vor Ende der Stornofrist storniert. Die gesamte Anzahlung soll zurückbezahlt werden.
Es wurde eine Zahlungsforderung in einer Reservierung eingetragen
Eine Zahlung gegen die Anzahlungsforderung wurde erfasst.
Wie funktioniert die Rückabwicklung und das Zurückzahlen der Anzahlung (kein Verrechnen der Stornogebühr)?
Eine Rechnung wurde für die Reservierung noch nicht ausgestellt. Es wurde lediglich eine Zahlung gegen die Anzahlungsforderung verbucht. Die Anzahlung soll zurück überwiesen werden.
- Die betroffene Reservierung suchen
- In der Reservierung auf "Storno" bei der Anzahlungsforderung mit einer verbuchten Zahlung klicken
- Es wird bei der eingetragenen Zahlung eine Gegenbuchung/Storno erzeugt und die Anzahlungsforderung ist wieder offen.
Der PDF-Anzahlungsbeleg sieht danach so aus:
Stornogebühr vor Anreise
Stornogebühr Produkt
Wenn Sie Stornogebühren für Reservierungen verrechnen, die innerhalb der Stornofrist stornieren, dann sollten Sie dafür ein eigenes Produkt für die Stornogebühr anlegen (mit der Kategorie “other”).
Dieses Produkt sollte den UST-Satz von 0 % haben. Sprechen Sie sich diesbezüglich mit Ihrem Steuerberater ab.
Eine Rechnung mit Stornogebühr ausstellen und die Anzahlung zum Ausgleich verwenden
In der Reservierung für die stornierte Buchung:
- Löschen Sie die Zeilen mit den Logis und Ortstaxenleistungen aus der Reservierung.
- Erfassen Sie in den Leistungszeile die Stornogebühr - meistens in der Höhe der erfolgten Anzahlung.
- Stellen Sie eine Rechnung für die Stornogebühr aus. Die hinterlegte Anzahlung in der Reservierung soll mit “Zahlung hinzufügen” beim Ausstellen der Reservierung verwendet werden.
(Teil-) Rücküberweisung der Anzahlung
Wenn schon eine Anzahlung für eine Reservierung geleistet wurde und die Anzahlungssumme höher ist als die Stornogebühr (ist eher unüblich), dann gehen Sie wie folgt vor:
- Erfassen Sie in der Reservierung das Storno-Produkt.
- Stellen Sie eine Rechnung aus. Da die Rechnungssumme niedriger ist als die Anzahlung, erfassen Sie eine Zahlung mit einem negativen Betrag für die Differenz.
- Die Bezahlungsart für die Differenz ist wahrscheinlich "Überweisung", da Sie den Betrag zurück an den Gast überweisen.
