Die Hotel Rechnung an Ihre Gäste zu verschicken kann oftmals ein mehrstufiger und langwieriger Ablauf sein. Das Ganze kann recht nervenaufreibend sein, wenn man nicht 100% konzentriert ist.
Der typische Ablauf
- Rechnung im Hotel Programm erstellen
- Rechnung in eine PDF Datei umwandeln
- PDF Rechnung auf der Festplatte speichern
- E-Mail schreiben oder copy-pasten
- Kontakt suchen oder E-Mail Adresse copy-und-pasten
- Die PDF Rechnung als Anhang zum E-Mail klicken
- Kontrolle & ein Schluck Kaffee
- verschicken.
- ärgern weil erkannt dass irgendetwas vergessen wurde.
Und das Ganze wiederholt sich vielleicht 5-10 mal am Tag.
Das geht doch einfacher?
.. und reibungsloser. Haben wir uns auch gedacht.
Klingt jedoch einfacher als es ist, daher haben wir uns Zeit gelassen um eine Lösung zu bauen die gut in die igumbi Hotelsoftware App integriert ist, keine extra Klicks verursacht und sehr komfortabel zu bedienen ist.
So verschickt man Rechnungen direkt aus der Hotelsoftware
- Einfach auf "Email verschicken" in der Reservierung klicken
- Man wählt die Vorlage aus mit Rechnungsanhang aus (mehr hier). Wenn die E-Mail Vorlage die Option "Rechnung anhängen" aktiviert hat, erscheint die letzte ausgestellte Rechnung der Reservierung, diese kann man noch zwecks Kontrolle ansehen.
- Die E-Mail kann, so wie alle anderen E-Mails die per Vorlage erstellt werden, vor dem Versand personalisiert werden. Absenden und fertig.
Sie bekommen das Rechnungs E-Mail in Kopie und können es in Ihrem Mail Programm in Ihren Ordnern ablegen oder mittels Inbox-Regel automatisch dorthin verschieben.
Auch in der Liste der verschickten E-Mails in der Hotelsoftware App sieht man welche PDF Rechnung als Anhang geschickt wurde
E-Mail Vorlage mit Rechnungs-Anhang einrichten
Das Einrichten der Funktion geht schnell: Einfach eine weitere E-Mail Vorlage anlegen. Im unteren Bereich kam der Vorlagen kann nun die Option "Rechnung anhängen" hinzu. Fertig.
Hier sieht man eine E-Mail Vorlage mit der Option die Rechnung als Anhang ui verschicken
Es funktioniert sowohl mit HTML Mails als auch Plain Text E-Mails, Plain Text E-Mails sind seit einigen Wochen bei den verschickten E-Mails integriert.
Wir wünschen Ihnen viel Zeitersparnis und Schonung der Nerven.
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