Bei Reservierungen mit später Anreise, oder nicht besetzter Rezeption müssen Vorbereitungen getroffen werden um die Bezahlung und den Zutritt mittels Schlüssel im Kuvert oder mit Keycard sicherzustellen.
Self Checkin
geändert: 27.02.2012, 16:58
Gast informiert
Der Gast informiert im Gespräch, per E-Mail oder durch die angegebene Ankunftszeit im Anfrage oder Buchungsformular, dass er zu einem Zeitpunkt ankommt an dem die Rezeption nicht besetzt ist.
Self-Checkin vorbereiten
Eine Reservierung und die Information das der Gast später kommt ist vorhanden.
Ein Safe den man mit Nummerncodes bedienen kann ist vorhanden.
Es gibt Modelle bei denen man unterschiedliche Nummerncodes eintippt und es gibt Positionen (4 oder 8) an denen ein Schlüssel hängt, der dann herunterfällt. Im Safe ist dann noch Platz für Kuverts.
Ein weiter Ansatz ist es einfach einen Safe mit Nummerncode für alle Gäste in die Fassaden-Wand einzubauen. Darin sind dann alle verschlossene Kuverts enthalten ist, ohne spezielle Vorkehrungen die Keycards oder die Schlüsseln zu trennen.
Das ist vor allem bei Hotels mit niedrigem Self-Checkin Aufkommen ein pragmatischer Ansatz.
Kreditkarte prüfen
Für Self-Checkin ist es sinnvoll wenn man die Nummer der Kreditkarte des Kunden hat, um diese im Falle eines Noshows belasten zu können.
E-Mail mit Safe Code schicken
Ein E-Mail mit Vorlagen und Textbausteinen mit den Informationen über den Self- Checkin Vorgang wird ein bis zwei Tage vor der Anreise verschickt.
Im E-Mail wird der Safe Zugangscode kommuniziert.
Kuvert mit Schlüssel vorbereiten
Die Kuverts enthalten den Schlüssel oder die Keycard für das zugeteilte Zimmer
Im Kuvert ist auch einen Brief mit dem Der Gast persönlich angesprochen wird. Wichtige Informationen die für den Checkin relevant sind sind enthalten. Solche Informationen sind unter anderem:
- Die Zimmernummer und Information wo das Zimmer im Haus zu finden ist
- Zeiten für das Frühstück
- WLAN Passwort
- Persönlicher Gruss
- andere Informationen über Zutritt und Schließen von Türen die für Ihren Hotelbetrieb von Bedeutung sind
Das vorausgefülltes Gästeblatt, das der Gast nur mehr unterschreiben muss, kann man auch beilegen
Gast kommt an
Der Gast kommt an, öffnet mit Hilfe der Information, die er per E-Mail erhalten hat, den Safe und holt sich den Schlüssel/ Keycard und den Brief.
Gast eingecheckt
Der Gast kann direkt in sein Zimmer gehen, Notwendige Formalitäten können am nächsten Tag nachgeholt werden.
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